Manfaat dokumen digital di era optimasi teknologi hari ini telah menjadi bagian penting kehidupan sehari-hari, baik dalam dunia bisnis, pendidikan, maupun administrasi. Dokumen digital sendiri merupakan dokumen yang dibuat, disimpan dan dikelola dalam format elektronik menggantikan dokumen fisik yang membutuhkan kertas dan penyimpanan fisik.
Berbagai manfaat ditawarkan oleh digitalisasi dokumen. Alhasil, banyak individu dan perusahaan mulai beralih ke sistem dokumentasi digital untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan.
Melalui Media Indonesia, disebutkan bahwa lebih dari 70% perusahaan di Indonesia sedang berupaya mendigitalisasi proses mereka sebagai bagian dari strategi transformasi digital.
Artikel ini akan membahas berbagai manfaat dokumen digital, mulai dari efisiensi dalam pengelolaan, peningkatan keamanan, kemudahan akses, hingga kontribusinya terhadap keberlanjutan lingkungan.
Efisiensi dalam Pengelolaan Dokumen
Salah satu manfaat utama dari dokumen digital adalah peningatan efisiensi dalam pengelolaannya. Berikut adlaah beberapa lasan mengapa dokumen digital lebih efeisien dibandingkan dengan dokumen fisik.
Penghematan Waktu dan Biaya
Dengan dokumen digital, pengguna tidak perlu lagi mencetak, mengirim, atau menyimpan dokumen fisik yang memerlukan ruang penyimpanan khusus. Perusahaan dapat menghemat biaya pembelian kertas, tinta printer, serta biaya penyimpanan arsip.
Pencarian Cepat dan Otomatisasi
Sistem digital memungkinkan pencarian dokumen dalam hitungan detik menggunakan kata kunci tertentu. Fitur Optical Character Recogniton (OCR) memungkinkan pengguna mencari teks dalam dokumen yang telah dipindai, sehingga mempercepat proses pencarian dibandingkan dengan metode konvensional.
Kolaborasi yang Lebih Mudah
Dengan dokumen digital, tim dapat bekerja secara bersamaan pada satu dokumen tanpa harus bertukan file secara manual. Aplikasi seperti Google Docs dan Microsoft 365 memungkinkan banyak orang untuk mengedit dokumen secara real-time, meningkatkan produktivitas kerja.
Keamanan dan Keandalan Dokumen Digital
Manfaat dokumen digital berikutnya terkait keamanan sebagai aspek krusial. Berikut adalah beberapa fitur keamanan yang membuat dokumen digital lebih andal:
Proteksi dengan Enkripsi dan Kata Sandi
Dokumen digital dapat dienkripsi dan dilindungi dengan kata sandi, sehingga hanya pihak yang memiliki izin yang dapat mengaksesnya. Hal ini mengurangi risiko pencurian atau kebocoran data.
Backup dan Pemulihan Data
Dokumen fisik rentan terhadap kehilangan akibat bencana alam atau kelalaian manusia. Dengan dokumen digital, perusahaan dapat menerapkan sistem backup otomatis sehingga data tetap aman dan dapat dipulihkan kapan saja.
Hak Akses dan Audit Trail
Perusahaan dapat mengatur hak akses berdasarkan peran masing-masing karyawan. Selain itu, sistem digital memungkinkan pencatatan setiap aktivitas yang dilakukan pada dokumen, seperti siapa yang mengedit dan kapan perubahan dilakukan. Ini meningkatkan transparansi dan akuntabilitas.
Kemudahaan Akses dan Penyimpanan
Salah satu manfaat dokumen digital adalah fleksibilitas dalam penyimpanan dan aksesibilitasnya. Berikut adalah beberapa manfaatnya:
Akses dari Mana Saja dan Kapan Saja
Dokumen digital yang disimpan di cloud seperti Google Drive atau Dropbox data diakses dari berbagai perangkat dan lokasi selama pengguna memiliki koneksi internet.
Berbagai Format yang Fleksibel
Dokumen digital tersedia dalam berbagai format seperti PDF, Word, dan Excel yang dapt dibuka di berbagai perangkat. Ini memungkinkan kemudahan dalam berbagi dan mengonversi dokumen sesuai kebutuhan.
Pencarian Lebih Mudah
Dengan fitur pencarian cepat, pengguna dapat menemukan dokumen dalam hitungan detik tanpa harus mencari secara manual di tumpukan arsip fisik.
Ramah Lingkungan dan Berkelanjutan
Digitalisasi dokumen tidak hanya menguntungkan dari sisi efisiensi dan keamanan, tetapi juga berkontribusi terhadap keberlanjutan lingkungan.
Mengurangi Penggunaan Kertas
Menurut Forest Watch Indonesia pada tahun 2018, bahwa periode 2009 hingga 2013 hutang Indonesia hilang seluas lebih dari satu juta hektar yang sebagiannya untuk pembuatan kertas. Dengan beralih ke dokumen digital, kita dapat mengurangi permintaan terhadap kertas dan membantu melestarikan hutan.
Mengurangi Jejak Karbon
Penggunaan dokumen fisik memerlukan transportasi untuk pengiriman dokumen, yang berdampak pada peningkatan emisi karbon. Dengan dokumen digital, proses pengiriman dapat dilakukan secara elektronik, sehingga lebih ramah lingkungan.
Tantangan dan Cara Mengatasinya
Setelah mengetahui banyak manfaat dokumen digital, kita juga harus menghadapi beberapa tantangan yang perlu diatasi:
Keamanan dan Siber dan Serangan Ransomware
Ransomware pada dokumen digital biasanya menyerang perangkat dengan mengenkripsi data yang berharga lewat penggunaan algortima enkripsi yang kuat. File yang dienkripsi akan memiliki eksistensi yang berbeda atau tambahan yang mengindikasikan bahwa file tersebut tidak dapat diakses.
Solusi yang dapat Anda lakukan adalah dengan menggunakan antivirus, firewall, dan enkripsi yang kuat untuk melindungi dokumen digital dari serangan siber.
Infrastruktur Digital yang Belum Merata
Pembangunan internet dan pemanfaatan teknologi digital di Indonesia cenderung belum merata. Selain kondisi geografis, dinamika masyarakat dan persebaran pendudukan menjadi tantangan tersendiri dalam penyediaan dan pemerataan akses internet.
Solusi ini sebenarnya menjadi bagian tanggung jawab pemerintah, namun Anda dapat menjadi bagian dari pendorong. Menyadarkan pentingnya akses internet hari ini dan memberikan pelatihan literasi digital bagi pengguna yang masih awam.
Adaptasi dan Literasi Digital
Pada era teknologi digital, masyarakat perlu beradaptasi dan meningkatkan kapasitas diri guna memanfaatkannya secara positif. Untuk beradaptasi menuju masyarakat digital dibutuhkan kesadaran akan perubahan, pengembangan keterampilan digital dan literasi, akses internet yang merata, keamanan cyber, transformasi digital dalam organisasi dan bisnis, pendidikan digital, serta partisipasi aktif dalam masyarakat digital.
Perusahaan dan institusi pendidikan perlu menyediakan pelatihan bagi karyawan dan siswa agar terbiasa menggunakan dokumen digital dengan efesien.
Dokumen digital menawarkan berbagai manfaat, mulai dari efisiensi pengelolaan, peningkatan keamanan, kemudahan akses, hingga dampak positif terhadap lingkungan. Dengan semakin berkembangnya teknologi, penggunaan dokumen digital bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan bagi individu dan bisnis yang ingin meningkatkan produktivitas dan keberlanjutan.
Bagi yang ingin mulai beralih ke dokumen digital, ada berbagai alat yang bisa digunakan seperti Google Drive, Microsoft OneDrive, dan Dropbox. Namun jika Anda masih ingin mempertahankan dokumen konvensional, Anda dapat menerapkan perawatannya yang dapat Anda pelajari pada laman ini.
Anda mungkin masih perlu mempertahankan dokumen fisik tersebut. Untuk kemudahan penyimpanan disertai keamanan yang maksimal, Anda dapat menggunakan self storage sebagai unit penyimpanan. SpaceHub sebagai solusi penyimpanan mandiri akan membantu Anda mengamankan barang-barang berharga yang tidak sedang digunakan.
SpaceHub kini hadir di kawasan MH Thamrin, Bendungan Hilir, Gajah Mada, dan Daan Mogot. Kunjungi website SpaceHub sekarang juga untuk informasi lebih lanjut!
