Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip untuk mengelola dokumen sebagai langkah penting agar tetap tertata rapi, mudah dicari, dan aman.
Baik arsip pribadi seperti ijazah dan sertifikat, maupun arsip bisnis seperti kontrak, laporan keuangan, dan dokumen pajak, semuanya membutuhkan sistem penyimpanan arsip yang tepat.
Tanpa sistem yang jelas, arsip mudah tercecer, rusak, atau sulit ditemukan saat dibutuhkan.
Artikel ini membahas 5 sistem penyimpanan arsip yang paling umum digunakan dan efektif, lengkap dengan penjelasan kapan sistem tersebut sebaiknya diterapkan.
5 Sistem Penyimpanan Arsip yang Efektif untuk Diterapkan
Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Abjad
Sistem ini mengelompokkan arsip berdasarkan urutan huruf A–Z, biasanya menggunakan nama orang, nama perusahaan, atau judul dokumen.
Contoh penggunaan:
- Arsip klien berdasarkan nama
- Arsip karyawan
- Arsip supplier atau mitra kerja
Kelebihan:
- Mudah dipahami dan diterapkan
- Cepat untuk pencarian berdasarkan nama
Kekurangan:
- Kurang efektif jika jumlah arsip sangat besar
- Membutuhkan konsistensi penamaan dokumen
Sistem ini cocok untuk kantor kecil hingga menengah dengan arsip yang sering diakses.
Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Nomor
Pada sistem ini, setiap dokumen diberi kode atau nomor arsip tertentu. Biasanya dilengkapi dengan buku indeks atau daftar arsip.
Contoh penggunaan:
- Arsip kontrak
- Arsip invoice
- Arsip dokumen legal
Kelebihan:
- Lebih rapi dan terstruktur
- Cocok untuk arsip dalam jumlah besar
Kekurangan:
- Membutuhkan daftar indeks yang disiplin
- Kurang intuitif tanpa sistem pencatatan
Sistem ini banyak digunakan di perusahaan, instansi, dan divisi administrasi.
Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Tanggal (Kronologis)
Arsip disusun berdasarkan waktu, baik tanggal, bulan, maupun tahun dokumen dibuat.
Contoh penggunaan:
- Arsip laporan bulanan
- Arsip pajak tahunan
- Arsip transaksi keuangan
Kelebihan:
- Mudah menelusuri dokumen berdasarkan periode
- Cocok untuk arsip yang berkaitan dengan waktu
Kekurangan:
- Kurang efektif jika pencarian berdasarkan nama atau topik
Sistem ini ideal untuk dokumen yang rutin dibuat dan memiliki masa simpan tertentu.
Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Subjek
Pada sistem ini, arsip dikelompokkan berdasarkan topik atau kategori isi dokumen.
Contoh subjek:
- Keuangan
- HR & karyawan
- Legal
- Operasional
- Marketing
Kelebihan:
- Sangat intuitif
- Mudah dipahami oleh banyak orang
- Cocok untuk arsip campuran
Kekurangan:
- Risiko tumpang tindih kategori jika tidak jelas
Sistem ini cocok untuk rumah, UMKM, dan kantor dengan berbagai jenis dokumen.
Sistem Penyimpanan Arsip Digital
Selain arsip fisik, banyak dokumen kini disimpan secara digital menggunakan komputer atau cloud.
Media yang digunakan:
- Folder di komputer
- External hard drive
- Cloud storage
Kelebihan:
- Hemat ruang fisik
- Mudah dicari dengan fitur pencarian
- Bisa di-backup
Kekurangan:
- Risiko kehilangan data jika tidak dibackup
- Dokumen fisik tetap perlu disimpan
Sistem digital paling efektif jika dikombinasikan dengan arsip fisik yang tertata.
Bagaimana Menyimpan Arsip Fisik agar Tetap Aman dan Rapi
Meski sistem arsip sudah jelas, arsip fisik tetap membutuhkan tempat penyimpanan yang tepat agar:
- tidak lembap
- tidak rusak
- tidak mudah hilang
Dokumen penting sebaiknya disimpan dalam box arsip tertutup dan ditempatkan di ruang yang aman.
Sebagai tambahan informasi, SpaceHub menyediakan ruang self storage ber-AC yang cocok untuk menyimpan arsip fisik, baik pribadi maupun bisnis.
Arsip yang cocok disimpan di SpaceHub antara lain:
- Arsip kantor dan UMKM
- Dokumen legal dan keuangan
- Box arsip tahunan
- Dokumen pribadi bernilai penting
Dengan ruang ber-AC dan sistem keamanan 24 jam, arsip dapat tersimpan lebih aman dan terorganisir tanpa memenuhi ruang kerja atau rumah.
Memahami 5 sistem penyimpanan arsip membantu Anda mengelola dokumen dengan lebih rapi, efisien, dan mudah diakses. Setiap sistem memiliki kelebihan masing-masing dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Dengan sistem arsip yang tepat dan penyimpanan fisik yang aman, dokumen penting akan lebih terlindungi dan siap digunakan kapan pun dibutuhkan.
Kunjungi www.spacehub.id untuk cek harga, ukuran, dan lokasi terdekat dengan Anda.
Temukan kembali kenyamanan di rumah karena barang Anda tersimpan rapi di SpaceHub.
Simak informasi menarik lainnya melalui laman media sosial SpaceHub berikut ini: Instagram | TikTok: @spacehub.storage
Facebook: SpaceHub Storage Indonesia
